E-Submission
of Pay Bills.
ചെയ്യേണ്ടത് എന്തെല്ലാം ?
- Accounts ല് Head of Account സെറ്റ് ചെയ്യുക
- Establishment Bill Type ലെ Bill Type, Head of Account, Description എന്നിവയും Accounts ലെ Bill Codes ലേതും ഒന്നു തന്നെയാക്കുക.
- Monthly Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്യുക
- Make Bill from Payroll പേജില് Bill ജനറേറ്റ് ചെയ്യുക.
- Submit E- Bill ചെയ്യുക.
- സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ലുകള് ട്രഷറി പരിഗണിച്ചോ എന്നറിയാന് View Submitted Bills എടുത്തു നോക്കുക.
ഇതില് 1 ഉം 2 ഉം ആദ്യമായി E-Submission
നടത്തുമ്പോള് മാത്രം ചെയ്യേണ്ടതാണ്. എന്നാല് 3,4,5 എന്നിവ എല്ലാ മാസവും ബില്ലുകള് E-submit ചെയ്യുമ്പോള് ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
STEP-1 Accounts ല് Head
code സെറ്റ് ചെയ്യുക.
Pay bill ല്
നാം 5- tyre format ലുള്ള
Head of account ആണ് എഴുതാറുള്ളത്. എന്നാല് ഇവിടെ 7-Tyre format ലുള്ള Head of account ആണ്
വേണ്ടത്.
ഇതിനായി Main Menu -> Accounts -> Initialisations -> Head Codes
എന്ന ക്രമത്തില് Head Of Account പേജ്
open
ചെയ്യുക. ഈ
പേജില് താഴെ കാണുന്ന രീതിയിലുള്ള 14 കോളങ്ങള് കാണാം.
1.Grant No./ 2. majh(Function )/ 3. smh(Sub
function) / 4. minh(Program) / 5.subh(Scheme)/ / 6. ssh(subsubhead) /
7. deth(SubScheme) / 8.objh(PrimaryUnit) / 9.Head Desc / 10. BE /
/
11. Recovery / 12. Expense / 13. Plan/Nonplan /
14. Voted/Charged.
2202-01-101-98-01 എന്ന 5-Tyre format ലുള്ള
Salary Head ഈ കോളങ്ങളില് 7-Tyre
format ലേയ്ക്ക്
മാററുന്നത് എങ്ങിനെയെന്നു നോക്കുക.
- Grant No. - 01
- majh(Function) - 2202
- smh(Sub function) - 01
- minh(Program) - 101
- subh(Scheme) - 98
- ssh(subsubhead) - 01 (ഈ number 00ആണോ എന്ന് Treasuryയില് ചോദിച്ചറിയണം. മാത്റമല്ല wages ന്റെതും00 ആണെന്നാണറിയുന്നത്. Treasury യിലേതുമായി ഒത്തുനോക്കുക)
- deth(SubScheme) - 00
- objh(PrimaryUnit) - 00
- Head Desc - DDO salary. ( Establishment Bill Typeലേതു പോലെ)
- BE - 0
- Recovery - 0
- Expense - 0
- Plan/Nonplan - N
- Voted/Charged - V
2202
– 01 – 101 – 98 – 01 – 00 – 00 -DDO-0-0-0-N-V എന്നാക്കി update ചെയ്യണം.
Step-2. Establishment
Bill Type ലെ
Head of Account ഉം Accounts
ലെ Bill Codes ഉം ഒന്നു തന്നെയാക്കുക.
ഇതിനായി ആദ്യം Main Menu -> Salary Matters -> Est Bill Type എന്ന ക്രമത്തില് Bill Details പേജ് open ചെയ്ത് Salary Head പരിശോധിക്കുക. 7-Tyre Head of account അല്ലെങ്കില് Accounts ലെ Bill Codes ല് കൊടുത്തതു പോലെ 00 ചേര്ത്ത് Est Bill Type ലെ Head of Account ശരിയാക്കേണ്ടതാണ്. Details കളെല്ലാം match ചെയ്യണം.
ഇതിനായി ആദ്യം Main Menu -> Salary Matters -> Est Bill Type എന്ന ക്രമത്തില് Bill Details പേജ് open ചെയ്ത് Salary Head പരിശോധിക്കുക. 7-Tyre Head of account അല്ലെങ്കില് Accounts ലെ Bill Codes ല് കൊടുത്തതു പോലെ 00 ചേര്ത്ത് Est Bill Type ലെ Head of Account ശരിയാക്കേണ്ടതാണ്. Details കളെല്ലാം match ചെയ്യണം.
ഈ രണ്ടു കാര്യങ്ങളും ആദ്യ തവണ മാത്രം ചെയ്യേണ്ടതാണ്.
ഇനിയുള്ളവ എല്ലാ മാസങ്ങളിലും ചെയ്യേണ്ടവയും.
STEP 3. Monthly
Salary Bill പ്രോസസ് ചെയ്യുക
Main Menu -> Salary Matters -> Processing -> Salary à Monthly Salary Processing
Main Menu -> Salary Matters -> Processing -> Salary à Monthly Salary Processing
STEP 4. Make
Bill from Payroll പേജില് Bill ജനറേറ്റ് ചെയ്യുക
Main Menu -> Accounts -> Bills -> Make Bill from Payroll എന്ന ക്രമത്തില് പേജ് ഓപ്പണ് ചെയ്യുക. ഈ പേജില് Bill സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം Make Bill ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Main Menu -> Accounts -> Bills -> Make Bill from Payroll എന്ന ക്രമത്തില് പേജ് ഓപ്പണ് ചെയ്യുക. ഈ പേജില് Bill സെലക്ട് ചെയ്ത ശേഷം Make Bill ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
STEP 5. Submit E- Bill
Main Menu -> Accounts -> Bills -> E Submit ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്ല് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന പേജിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുക. ഈ പേജില് Bill to Submit എന്നതിനു താഴെ നേരത്തെ പ്രോസസ് ചെയ്ത ബില്ലുകള് കാണാ വുന്നതാണ്. അവ സെലക്ട് ചെയ്ത് Approve and Submit എന്ന ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
Main Menu -> Accounts -> Bills -> E Submit ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ബില്ല് ഇ സബ്മിറ്റ് ചെയ്യുന്ന പേജിലേക്ക് പ്രവേശിക്കുക. ഈ പേജില് Bill to Submit എന്നതിനു താഴെ നേരത്തെ പ്രോസസ് ചെയ്ത ബില്ലുകള് കാണാ വുന്നതാണ്. അവ സെലക്ട് ചെയ്ത് Approve and Submit എന്ന ബട്ടണ് ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
ഇത്രയും ചെയ്തു കഴിഞ്ഞാല് ഇ സബ്മിഷന്
പൂര്ത്തിയായി. നാം സബ്മിറ്റ് ചെയ്ത ബില്ല്
ട്രഷറി Accept ചെയ്തോ
Object ചെയ്തോ എന്ന് അറിയുന്നതിനു വേണ്ടി View
Submitted Bills എടുത്തു നോക്കാ വുന്നതാണ്.
View Submitted Bills
Main Menu -> Accaounts -> Bills -> View Submitted Bills
View Submitted Bills
Main Menu -> Accaounts -> Bills -> View Submitted Bills
ഈ പേജില്
കാണുന്ന ബില്ലിന്റെ വലതു വശത്തു കാണുന്ന Select ബട്ടണ് ക്ലിക്ക്
ചെയ്താല് Submitted Bills Status കാണാവുന്നതാണ്. ട്രഷറി ഇതു വരെ ബില്ല് പരിഗണനയ്ക്കായി എടുത്തിട്ടില്ലെങ്കില് Process
not Initiated in Treasury എന്ന മെസ്സേജ് കാണാവുന്നതാണ്.
ഓര്ത്തിരിയ്ക്കേണ്ടവ.
1. Bill
Make ചെയ്ത ശേഷം Cancel ചെയ്യേണ്ടതായി
വന്നാല് Cancel make bil ചെയ്തിട്ടല്ലാതെ salary process
ല് cancel ചെയ്യാന് കഴിയുകയില്ല.
2. E-submission നടത്തിയ ബില്ല് ട്രഷറിയില് Objection ആയാല് മാത്രമേ cancel ചെയ്യാനോ തിരുത്തുവാനോ കഴിയൂ.
3. Treasury
യില് Bill പാസ്സായാല് Encashment Details ല്
എല്ലാ details ഉം താനെ വന്നിട്ടുണ്ടാകും. അവിടെ നാം Confirm മാത്രം ചെയ്താല് മതി.